WhatsApp-Datenverarbeitung
HelloBoss nimmt Baustellen-Meldungen von Mitarbeitern über WhatsApp (und optional Telegram) entgegen. An dieser Verarbeitung sind drei Parteien mit unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rollen beteiligt.
Wer welche Rolle hat
- Ihre Baufirma (Kunde): datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Daten ihrer Mitarbeiter — sie entscheidet über Zweck und Mittel der Verarbeitung (z.B. welche Mitarbeiter HelloBoss nutzen).
- ordosphere LLC (HelloBoss): Auftragsverarbeiter der Baufirma (Art. 28 DSGVO) für Empfang, Transkription, KI-Klassifizierung und Speicherung der Nachrichten — siehe Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Meta Platforms Ireland Ltd.: Betreiberin der WhatsApp Business Platform, über die Nachrichten technisch transportiert werden. Meta verarbeitet dabei Verbindungs- und Metadaten nach eigenen Bedingungen und ist insoweit eigene Verantwortliche für ihre WhatsApp Business Terms; für die inhaltliche Verarbeitung im Auftrag der Baufirma gilt daneben das Verhältnis Baufirma–HelloBoss aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was das für Mitarbeiter bedeutet
WhatsApp-Nachrichten laufen über die reguläre WhatsApp-App auf dem Mitarbeiter-Smartphone, ohne dass eine zusätzliche App installiert werden muss. Die Nutzung erfolgt im Rahmen der arbeitsvertraglichen Kommunikationswege, die die Baufirma vorgibt.
Opt-out für Mitarbeiter
Möchte ein Mitarbeiter HelloBoss nicht über WhatsApp nutzen, teilt er dies seiner Baufirma mit. Die Baufirma legt fest, welche alternativen Kommunikationswege (z.B. Telegram oder ein anderer Meldeweg) zur Verfügung stehen, und kann den Mitarbeiter in HelloBoss deaktivieren, ohne dass dadurch die Baustellen-Doku für andere Mitarbeiter beeinträchtigt wird.
Löschung
Die Löschung von WhatsApp-Nachrichteninhalten richtet sich nach dem Abschnitt „Speicherdauer" der Datenschutzerklärung sowie § 9 des Auftragsverarbeitungsvertrags (Löschung/Rückgabe nach Vertragsende). Ihre Rechte als betroffene Person, insbesondere auf Löschung, sind auf der Seite Betroffenenrechte beschrieben.
Meta-Bedingungen
Für den technischen Transport über die WhatsApp Business Platform gelten ergänzend die WhatsApp Business Terms von Meta Platforms Ireland Ltd. Diese sind unabhängig von diesem Vertragsverhältnis und können bei Meta eingesehen werden.
Hinweis: Sie sprechen mit einer KI
Nachrichten an HelloBoss werden automatisiert von einem KI-Assistenten entgegengenommen und ausgewertet, nicht von einem Menschen. Dies wird gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung offengelegt. Details zur Funktionsweise und Zweckbindung der KI-Auswertung finden Sie unter So arbeitet die KI.