So arbeitet die KI

HelloBoss setzt an mehreren Stellen künstliche Intelligenz ein (kurz: KI — ein Computerprogramm, das Sprache und Text selbst auswertet). Diese Seite sagt in Klartext, wo das passiert, woran du es erkennst und was die KI ausdrücklich nicht tut. Sie erfüllt die Auskunftspflicht aus Artikel 50 der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (EU 2024/1689, „AI Act"), die ab dem 2. August 2026 gilt.

Wo KI im Einsatz ist

• Spracherkennung: Sprachnachrichten aus WhatsApp oder Telegram werden automatisch mitgeschrieben.
• Übersetzung: Meldungen der Kolonne werden in die Bürosprache übersetzt, Antworten des Büros in die Sprache des Mitarbeiters. Ausgehende Sprachnachrichten werden von einer Computerstimme vorgelesen — dahinter steht kein Mensch.
• Einordnung: Die KI schlägt vor, zu welcher Baustelle und zu welcher Art von Meldung (Krankmeldung, fehlendes Material, Fertigmeldung …) eine Nachricht gehört.
• Zusammenfassungen: Aus vielen Einzelmeldungen entstehen kurze Übersichten für Chef und Büro.
• Auslesen hochgeladener Dateien: Aus Angeboten, Leistungsverzeichnissen und Plänen (PDF, Tabelle, Foto) liest die KI Positionen, Mengen und Preise heraus.
• Rechnungs- und Terminvorschläge: Aus dem gemeldeten Ist-Stand entsteht ein Vorschlag, was abgerechnet werden könnte.

Woran du KI-Ausgabe erkennst

Überall, wo ein Mensch KI-Ausgabe sieht, steht ein Hinweis daneben — ein Etikett am Inhalt selbst (zum Beispiel „KI-Übersetzung", „KI-Spracherkennung", „KI-Vorschlag") oder ein Hinweiskasten über dem ganzen Abschnitt. In Ausdrucken, PDF-Berichten und Exportdateien steht dieselbe Kennzeichnung als Text mit dem Kürzel [KI].

Zusätzlich ist jeder gekennzeichnete Bereich der Oberfläche maschinenlesbar markiert (Merkmal data-ki="ki-erzeugt"). Ein vollständiges Herkunfts-Wasserzeichen nach dem C2PA-Standard ist für bestehende Systeme erst zum 2. Dezember 2026 gefordert und noch nicht eingebaut.

Der Mensch entscheidet

Kein Vorschlag der KI wird von allein wirksam. Angebote werden nie automatisch versendet, Rechnungen nie automatisch gestellt, Zuordnungen können jederzeit geändert werden. Jede KI-Ausgabe ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine fachliche, kaufmännische oder rechtliche Prüfung. Es gibt in HelloBoss keine Entscheidung, die allein von einer Maschine getroffen wird und rechtliche Folgen für eine Person hätte (kein Fall des Artikels 22 der Datenschutz-Grundverordnung).

Was die KI nicht tut

• Keine Bewertung, Benotung oder Rangfolge einzelner Mitarbeiter.
• Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, keine heimliche Überwachung.
• Keine Erkennung von Gefühlen und keine biometrische Erkennung von Personen.
• Keine Entscheidung über Einstellung, Kündigung, Lohn oder Beförderung.
• Keine Arbeitszeiterfassung, solange die Kundenfirma das nicht ausdrücklich einschaltet.
• Keine erfundenen Inhalte über reale Personen, Orte oder Ereignisse.

Welche Anbieter beteiligt sind

• OpenAI, L.L.C. (USA) — Spracherkennung aus Sprachnachrichten
• Anthropic PBC (USA) — Auswertung und Einordnung von Text (Modell Claude Haiku 4.5)
• OpenRouter, Inc. (USA) — Vermittlung, Ausweichmodell Mistral Small
• Microsoft Azure — Computerstimme (Text zu Sprache)

Die Anwendung selbst und die Datenbank laufen auf Servern in der EU. Welche Daten dabei wohin gehen und auf welcher Rechtsgrundlage, steht in der Datenschutzerklärung.

Rechtliche Einordnung

HelloBoss ist kein Hochrisiko-KI-System im Sinne des Anhangs III der KI-Verordnung. Ausschlaggebend ist die Zweckbindung: die Auswertung dient der Baustellen-Dokumentation und nicht der Beurteilung von Beschäftigten. Würde HelloBoss künftig zur Bewertung, Auswahl oder Überwachung von Personen eingesetzt, änderte sich diese Einordnung — dann gälten die strengeren Pflichten für Hochrisiko-Systeme. Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 erfüllt diese Seite zusammen mit der Kennzeichnung in der Oberfläche.

Fehler melden, Fragen stellen

Falsche Übersetzung, falsch verstandene Sprachnachricht, unsinniger Vorschlag: bitte an hilfe@helloboss.dev. Fragen zum Umgang mit Daten an datenschutz@helloboss.dev. Eine Sicherheitslücke melden: Sicherheitslücke melden.

Fassung 2026-07-30. Englische Fassung: /ki-transparenz/en.