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RATGEBER FÜR HANDWERKSBETRIEBE

E-Rechnung Pflicht für Handwerker: Wer muss was ab wann?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für Leistungen ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Das gilt zwischen Unternehmen im Inland. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro (nicht bei Bauleistungen unter Betrieben nach § 13b UStG), Kleinunternehmer und Privatkunden. Ein einfaches PDF zählt nicht mehr als E-Rechnung. Stand: 06.10.2026.

Stand: 06.10.2026

Wer muss ab wann E-Rechnungen empfangen und ausstellen?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028.

Zum Empfang schreibt das BMF: "Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können." Dafür genügt ein E-Mail-Postfach (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026). Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können.

Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG (Gesetzestext, abgerufen am 06.10.2026). Sie hängen vom Zeitpunkt der Leistung und vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab:

Leistung ausgeführtPapier oder PDF noch zulässig?
2025 und 2026Ja, für alle Betriebe. Rechnung bis 31. Dezember 2026 (E-Mail mit PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
2027Nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Dann bis 31. Dezember 2027 (E-Mail mit PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
ab 2028Nein. E-Rechnung im B2B-Bereich für alle, außer in den Ausnahmen unten.

Maßgeblich ist laut Gesetzestext das Datum der Leistung, nicht das der Rechnung. Für 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026. Grundregel: § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (Gesetzestext).

Hat sich 2025 oder 2026 an den Fristen etwas geändert?

Nach dem Stand, den wir am 06.10.2026 selbst nachgesehen haben, nicht an den Fristen, wohl aber an der Auslegung. Der Gesetzestext von § 14 und § 27 Abs. 38 UStG nennt weiter 2027 und 2028 sowie die Grenze von 800.000 Euro. Die BMF-Fragen und Antworten (Stand März 2026) bestätigen dieselben Termine.

Neu ist das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, das das Schreiben vom 15. Oktober 2024 ändert und ergänzt (BMF, Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243). Danach gilt eine Datei mit Formatfehlern nur als sonstige Rechnung. Eine Fristverlängerung steht weder im Gesetzestext noch in den BMF-Fragen und Antworten.

Welche Ausnahmen gibt es: Kleinbetrag, Kleinunternehmer, Privatkunden?

Keine E-Rechnung nötig ist bei Rechnungen bis 250 Euro, bei Kleinunternehmern, bei Privatkunden und bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. In diesen Fällen genügt eine sonstige Rechnung, also auch Papier.

Die Betragsgrenze steht in § 33 UStDV: "Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt" (UStDV § 33). Das BMF nennt dort "bis 250 Euro Bruttobetrag" (BMF-FAQ, Stand März 2026). Für Kleinunternehmer gilt § 34a UStDV, die Ausstellung ist ausgenommen, der Empfang nicht.

Bei Privatkunden ist eine Rechnung oft freiwillig. Für Bauleistungen am Grundstück an Privatpersonen besteht dagegen eine Rechnungspflicht binnen sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), aber keine E-Rechnungspflicht. Aufpassen: Rechnungen zwischen Betrieben über Bauleistungen nach § 13b UStG (Steuerschuld beim Empfänger) fallen nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 17) ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht, wenn beide im Inland ansässig sind. Die 250-Euro-Ausnahme hilft dabei nicht: Nach § 33 Satz 3 UStDV gilt die Kleinbetragsregel nicht für Rechnungen über Leistungen nach § 13b UStG.

Welche Formate gelten: XRechnung, ZUGFeRD, reicht ein PDF?

Ein einfaches PDF reicht ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Zulässig sind strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

Das BMF schreibt: "Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung" (BMF-FAQ, Stand März 2026). Als sonstige Rechnung gelten laut BMF-Schreiben "PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails" (BMF, 15.10.2025).

Bei ZUGFeRD zählen die Daten im XML-Teil, nicht das sichtbare PDF. Umsatzsteuerlich sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG), bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil unversehrt (BMF-Schreiben, Rn. 60).

Wie weit sind die Handwerksbetriebe?

Nach einer ZDH-Umfrage stellt gut ein Drittel der Betriebe schon selbst E-Rechnungen aus. Befragt wurden 1.926 Betriebe aus 52 Handwerkskammern, Zeitraum 12.01. bis 27.02.2026 (ZDH, Umfrageergebnisse E-Rechnung, 2026). Grenze der Zahl: Es ist eine Umfrage unter teilnehmenden Betrieben, keine Vollerhebung, und die Auswahl ist nicht zufällig.

Rund die Hälfte der Betriebe, die noch nicht ausstellen, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Die Befragten erhielten 2025 im Schnitt rund 1.200 Eingangsrechnungen, etwa die Hälfte davon als E-Rechnung. Die einmaligen Einführungskosten liegen im Durchschnitt bei knapp 3.000 Euro (ZDH, Pressemitteilung, 18.05.2026).

Wie ist es in Österreich und der Schweiz?

Belegt haben wir für beide Länder eine Pflicht zur E-Rechnung gegenüber dem Bund. Eine allgemeine Pflicht zwischen Betrieben haben wir für keines der beiden Länder belegt und machen dazu keine Aussage.

Österreich: "Seit 1. Jänner 2014 ist die e-Rechnung an Bundesdienststellen verpflichtend" (USP, e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung). Schweiz: Der Bundesrat verpflichtet Lieferanten der Bundesverwaltung bei einem Vertragswert über 5.000 Franken zur E-Rechnung, eingeführt per 1. Januar 2016 (VTG, Informationen zur E-Rechnung). Die deutsche Pflicht knüpft an die Ansässigkeit beider Seiten im Inland an (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Was sollte ein Handwerksbetrieb bis wann tun?

Der Empfang muss schon jetzt klappen, das Ausstellen spätestens für Leistungen ab 2027 (über 800.000 Euro) oder 2028.

  1. Jetzt: Gesamtumsatz 2026 prüfen. Über 800.000 Euro heißt: Leistungen an Betriebe im Inland ab 1. Januar 2027 nur noch als E-Rechnung, außer in den Ausnahmen oben.
  2. Jetzt: Empfang sicherstellen und eingehende Dateien lesbar machen (Viewer).
  3. Rechnungsprogramm klären: Erzeugt es XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, ohne MINIMUM/BASIC-WL, und validiert es?
  4. Steuerberater fragen, was für Ihren Betrieb gilt. Das hier ist ein Überblick, kein Einzelfall.

Wo passt HelloBoss in die E-Rechnung?

HelloBoss sammelt die Grundlagen einer Rechnung. Aus der Baustellenakte entsteht die E-Rechnung samt Dokumentation für den Auftraggeber. Welches E-Rechnungsformat Ihr Auftraggeber erwartet (XRechnung oder ZUGFeRD), klären Sie am besten vorab mit ihm.

Dafür führt HelloBoss Daten, Fakten und Fotos aus den angeschlossenen WhatsApp-Chats Ihres Teams zu einer Akte je Baustelle zusammen. Solche Angaben brauchen Sie für die Rechnung und als Nachweis bei Regiearbeiten, siehe Regiebericht und Stundenzettel per WhatsApp. Das BMF nennt eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF ausdrücklich als möglichen Anhang einer E-Rechnung; die Pflichtangaben müssen aber im strukturierten Teil stehen (Rn. 35).

Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Muss ich als Handwerker 2027 E-Rechnungen schreiben?

Das hängt vom Gesamtumsatz 2026 ab. Über 800.000 Euro: ja, für Leistungen ab 1. Januar 2027 an andere Unternehmer im Inland. Bis 800.000 Euro: erst ab 2028, in 2027 bleiben Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF zulässig. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Gilt die E-Rechnung auch für Privatkunden?

Nein. Die Pflicht gilt zwischen inländischen Unternehmern. Für Privatkunden ist eine E-Rechnung nur mit deren Zustimmung möglich. Für Bauleistungen am Grundstück an Privatpersonen gibt es eine Rechnungspflicht, aber keine E-Rechnungspflicht.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?

Als E-Rechnung nicht, seit 1. Januar 2025. Übergangsweise ist sie als sonstige Rechnung mit Zustimmung des Empfängers zulässig: für Leistungen aus 2025 und 2026 bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro auch für Leistungen aus 2027 bis Ende 2027.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Nach dem BMF sind ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL und XRechnung zulässig.

Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Das BMF nimmt Kleinunternehmer von der Ausstellung aus, nicht vom Empfang. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.

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