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Krankmeldung per WhatsApp: erlaubt?

Ja, eine Krankmeldung per WhatsApp ist in Deutschland grundsätzlich zulässig, weil § 5 EntgFG keine Form vorschreibt. Der Arbeitnehmer muss Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Eine Fachautorin beurteilt eine WhatsApp-Einzelnachricht an den Arbeitgeber ähnlich wie eine SMS, eine Mitteilung im Gruppenchat dagegen nicht. Der Betrieb kann den Meldeweg in der Regel vorgeben. Die ärztliche Bescheinigung läuft bei gesetzlich Versicherten seit 2023 elektronisch über die Krankenkasse.

Stand: 06.10.2026

Krankmeldung per WhatsApp erlaubt: Was sagt das Gesetz?

§ 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG lautet: „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.“ Ein Medium nennt das Gesetz nicht. Eine Fachautorin schreibt im NWB Experten-Blog: „Die Form der Mitteilung ist gesetzlich nicht geregelt.“ Viele Betriebe regeln intern, wie und an wen gemeldet wird. Gibt es keine solche Regel, hält die Autorin digitale Kanäle für möglich, sofern sie im Betrieb üblich sind; ein Urteil speziell zu WhatsApp nennt sie nicht.

Inhaltlich muss die Meldung nach dem Gesetzeswortlaut nur Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer enthalten.

Ist die Krankmeldung per WhatsApp gültig?

  • Einzelnachricht: Nach der genannten Fachansicht genügt eine persönliche Nachricht an den Chef oder das Büro, ein Beitrag im Gruppenchat nicht.
  • Richtiger Empfänger: Gibt der Betrieb eine Ansprechperson oder Telefonnummer vor, sollten Sie dorthin schreiben.
  • Unverzüglich: Das heißt ohne schuldhaftes Zögern (vgl. § 121 Abs. 1 BGB), in der Regel also am ersten Krankheitstag, möglichst vor Arbeitsbeginn.
  • Nachweisbar: Eine WhatsApp-Nachricht mit Datum und Uhrzeit kann zeigen, dass gemeldet wurde.

Krankmeldung Arbeitgeber elektronisch: Was ändert die eAU seit 2023?

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen; der Arbeitgeber darf sie nach Satz 3 früher verlangen. § 5 Abs. 1a Satz 1 EntgFG sagt: „Absatz 1 Satz 2 bis 5 gilt nicht für Arbeitnehmer, die Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse sind.“ Diese müssen die Arbeitsunfähigkeit zu denselben Zeitpunkten ärztlich feststellen und sich eine Bescheinigung aushändigen lassen (Abs. 1a Satz 2). Die Deutsche Handwerks Zeitung (06.01.2023) fasst zusammen: Seit 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Bescheinigung bei den gesetzlichen Krankenkassen selbst elektronisch abrufen. Mitarbeiter müssen aber weiterhin unverzüglich melden, dass sie arbeitsunfähig sind und wie lange es voraussichtlich dauert. Privat Versicherte erhalten die Bescheinigung weiter in Papierform.

Die Meldung per WhatsApp bleibt damit der übliche erste Schritt, die Bescheinigung kommt von der Kasse.

Krankmeldung per WhatsApp: Datenschutz

Angaben zur Gesundheit sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt ihre Verarbeitung grundsätzlich. § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG erlaubt sie im Beschäftigungsverhältnis, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der Person überwiegt. Eine Krankmeldung, die nur „arbeitsunfähig bis“ enthält, ist deshalb unkritischer als ein fotografierter Krankenschein. Zu Letzterem schrieb die LTO 2019: „Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist Arbeitgebern dringend davon abzuraten, die Krankschreibung als Bilddatei über einen Messenger-Dienst anzunehmen.“ Klären Sie die Verarbeitung außerdem mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Berater.

Krankmeldung per WhatsApp in Österreich und der Schweiz

Österreich: Laut WKO Vorarlberg (3. November 2025) muss der Arbeitnehmer den Krankenstand unverzüglich melden; das kann laut WKO mündlich, schriftlich, telefonisch oder etwa per SMS, E-Mail oder WhatsApp geschehen. Die ärztliche Bestätigung muss nach der WKO nur auf Verlangen des Arbeitgebers vorgelegt werden. Als Grundlagen nennt die WKO § 8 Abs. 8 AngG, § 4 Abs. 1 EFZG und § 17a Abs. 7 BAG (Berufsausbildungsgesetz, für Lehrlinge). Schweiz: Dazu haben wir keine Quelle ausgewertet, maßgeblich sind Arbeitsvertrag und Personalreglement.

Wie hilft HelloBoss bei der Krankmeldung per WhatsApp?

In vielen Handwerksbetrieben melden sich Monteure morgens per WhatsApp krank, oft im Baustellen-Chat. HelloBoss liest in den angeschlossenen Chats mit, erkennt Krankmeldungen und sorgt dafür, dass das Büro sie nicht im Chatverlauf übersieht, damit Einsatz und Termine entsprechend geplant werden können. Ihr Team schreibt weiter wie gewohnt, ohne neue App. Legen Sie aber trotzdem fest, welcher Chat oder welche Nummer für Krankmeldungen gilt.

Den Start finden Sie unter https://helloboss.dev/.

Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Ist eine Krankmeldung per WhatsApp erlaubt?

Grundsätzlich ja. § 5 EntgFG schreibt keine Form vor. Der Arbeitgeber kann aber in der Regel den Meldeweg festlegen, etwa Anruf bei einer bestimmten Person. Halten Sie sich dann an diese Vorgabe.

Ist eine Krankmeldung per WhatsApp gültig, wenn sie im Gruppenchat steht?

Nach Ansicht einer Fachautorin im NWB Experten-Blog reicht eine Mitteilung im Gruppenchat nicht, eine Einzelnachricht an den Arbeitgeber dagegen schon. Ein Urteil dazu nennt die Quelle nicht. Schreiben Sie deshalb persönlich an Chef oder Büro.

Brauche ich seit der eAU noch einen gelben Schein?

Als gesetzlich Versicherter in der Regel nicht mehr. Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung seit 1. Januar 2023 bei der Krankenkasse ab. Die Meldung an den Arbeitgeber bleibt Ihre Pflicht.

Was gilt für den Datenschutz bei der Krankmeldung per WhatsApp?

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Verlangen und speichern Sie nur das Nötige, also Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer. Fotos von Krankenscheinen über Messenger hält ein Autor der LTO für problematisch.

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