Stundenzettel per WhatsApp: Zeiterfassung für Monteure

Was ist ein Stundenzettel per WhatsApp?

Auf der Baustelle ist WhatsApp meist schon im Einsatz: Fotos, Termine, Rückfragen. Wer dort auch die Arbeitszeit meldet, spart dem Team den Zettel im Auto und dem Büro das Nachtelefonieren. Eine übliche Meldung lautet etwa: „Hauptstraße 12, 7:00 bis 15:30, 30 Minuten Pause.“

Das Problem liegt nicht in der Nachricht, sondern danach: Sie steht zwischen hundert anderen Nachrichten, und abends übernimmt jemand die Zeiten von Hand in Excel oder in die Lohnsoftware.

Ist Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 unter dem Aktenzeichen 1 ABR 22/21 entschieden. Der Leitsatz lautet: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen“, soweit der Gesetzgeber für bestimmte Arbeitnehmer keine abweichende Regelung auf Grundlage der Arbeitszeitrichtlinie getroffen hat.

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verlangt vom Arbeitgeber, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“. Unabhängig davon schreibt § 16 Abs. 2 ArbZG vor, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Für das Baugewerbe und die weiteren in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen sowie für Minijobber verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Der Leitsatz nennt kein bestimmtes Werkzeug. Ob Ihre Lösung Datenschutz, Tarifvertrag und Betriebsrat gerecht wird, klären Sie im Betrieb. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Regeln, die diese Seite nicht darstellt.

Was gehört auf den Stundenzettel für Monteure?

Für die Zeiterfassung von Monteuren reichen wenige Angaben, die in jeder Nachricht stehen können:

• Name oder Kürzel der Person
• Datum
• Beginn und Ende der Arbeitszeit
• Pausen, wenn Ihr Betrieb sie erfasst
• Baustelle und kurze Tätigkeit

Die Baustelle auf dem Zettel ist für die Abrechnung wichtig: Wer Regiestunden beim Kunden abrechnet, braucht dieselben Angaben, siehe Regiebericht.

Stundenzettel-App im Handwerk oder WhatsApp?

Eine eigene Stundenzettel-App für das Handwerk hat Vorteile bei Funktionen, kostet aber Einführung: Jeder Monteur braucht Zugang, Einweisung und die Gewohnheit, die App zu öffnen. WhatsApp schreiben Ihre Leute ohnehin. Der Weg über den Messenger senkt die Hürde, verlangt aber, dass die Nachrichten danach strukturiert ausgewertet werden und nicht von Hand.

Wie hilft HelloBoss bei Stundenzetteln?

HelloBoss liest ausschließlich in den Chats mit, die Sie anschließen, und macht aus den Nachrichten automatisch Aufträge, Termine und Baustellenakten. Die Stundenmeldung Ihrer Monteure gehört zu diesen Nachrichten: Sie bleibt zusammen mit Fotos, Sprachnachrichten und Notizen der jeweiligen Baustelle zugeordnet, statt im Chatverlauf zu verschwinden.

• Ihr Team schreibt weiter wie gewohnt, ohne neue App und ohne Schulung.
• Sprachnachrichten werden verschriftet und bei Bedarf übersetzt, damit auch gemischte Teams melden können.
• Das Büro muss Zeiten nicht mehr aus dem Chat abtippen.

Verwandte Themen: Bautagebuch per WhatsApp, Krankmeldung per WhatsApp, Sprachnachrichten übersetzen.

Den Start finden Sie unter https://helloboss.dev/. Sie schicken einen Monat Ihres alten WhatsApp-Verlaufs, HelloBoss bereitet ihn kostenlos als Demo auf, und Sie sehen an Ihrem eigenen Betrieb, was daraus wird.

Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 — https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
• Bundesministerium der Justiz, § 3 ArbSchG (Grundpflichten des Arbeitgebers) — https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
• Bundesministerium der Justiz, § 16 ArbZG (Aushang und Arbeitszeitnachweise) — https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
• Bundesministerium der Justiz, § 17 MiLoG (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten) — https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html
• Bundesministerium der Justiz, § 2a SchwarzArbG (Mitführungs- und Vorlagepflicht, Branchenliste) — https://www.gesetze-im-internet.de/schwarzarbg_2004/__2a.html
• HelloBoss, Startseite und Preise (Anbieterangaben), Stand 06.10.2026 — https://helloboss.dev/preise.html

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